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Steuerrecht

mäßig halten, könnte dies die Unwirksamkeit aller gelaufene Darlehensverträge, Versicherungspo- möglich sein.
Zinsfestsetzungen zur Folge haben. Um von einer licen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss
solchen Entscheidung profitieren zu können, ist es oder früher des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung
erforderlich, dass die Zinsfestsetzungen durch Ein- Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Ver- in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungs-
spruch angefochten werden, damit die Bescheide bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebe-
nicht bestandskräftig werden. ständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungs- richt aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief
pflichten von Bedeutung sind; dies gilt sowohl für
Unterlagen in Papierform als auch für alle Unterla- empfangen oder abgesandt worden oder der Bu-
Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen chungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeich-
gen in Form von Daten, Datensätzen und elektro-
Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte nischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass nung vorgenommen worden ist oder die sonstigen
Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresab- die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung Unterlagen entstanden sind.
schluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Auf- umgesetzt wurden. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann
bewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung ge- Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestset-
bildet werden. zung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).
und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Do-
Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach kumente sind in dem Format unverändert aufzu- Bei der Entscheidung über die Vernichtung von
dem 31. Dezember 2018 insbesondere folgende bewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im Buchhaltungsunterlagen ist grundsätzlich auch
Unterlagen vernichtet werden: PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der zu prüfen, ob und welche Unterlagen evtl. als Be-
Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. weise für eine spätere Betriebsprüfung bzw. für ein
10-jährige Aufbewahrungsfrist:
• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letz- Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zu- ggf. noch zu führendes Rechtsmittel – trotz der of-
te Eintragung 2008 und früher erfolgt ist lässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch fiziellen Vernichtungsmöglichkeit – weiterhin aufbe-
die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und wahrt werden sollten.
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbi-
lanzen und Inventare, die 2008 oder früher auf- keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen Mit freundlicher Unterstützung von
gestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Do-
erforderlichen Unterlagen kumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.
Werden Papierdokumente in elektronische Doku-
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide,
Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge, Lohn- mente umgewandelt („gescannt“), muss das Ver- Stefanie Striegan
bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, fahren dokumentiert werden, durch das insbeson- Diplom Kauffrau (Univ.),
Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2008 dere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Steuerberaterin
Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit si-
6-jährige Aufbewahrungsfrist: chergestellt werden. Am Schönberg 11
• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheini- Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steu- 93173 Wenzenbach
gungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus erlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten ECOVIS BLB
2012 oder früher Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- Steuerberatungsgesellschaft mbH
• Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Ein- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewah- BusinessPARK · Osterhofener Straße 10 III
fuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, ab- rungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten 93055 Regensburg
Telefon 0941 / 79969-0

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